Organisatoren die in 2027 een evenement in Zoetermeer willen houden, doen er goed aan deze maand in actie te komen. De gemeente vraagt hen tussen 1 en 30 september een vooraankondiging in te dienen. Daarmee kan een evenement alvast worden meegenomen in de voorlopige planning voor volgend jaar.

De vooraankondiging is vooral van belang voor evenementen waarvoor uiteindelijk een vergunning nodig is. De gegevens worden niet alleen gebruikt door de gemeente Zoetermeer, maar ook door de Veiligheidsregio Haaglanden, Omgevingsdienst Haaglanden en de politie. De gewenste datum en locatie worden vervolgens onder voorbehoud gereserveerd.

Organisatoren moeten er rekening mee houden dat een vooraankondiging nog geen evenementenvergunning is. Na akkoord moet de daadwerkelijke vergunning afzonderlijk worden aangevraagd. Ook betekent een geaccepteerde vooraankondiging niet automatisch dat de vergunning later wordt verleend.

Wanneer meerdere organisatoren op dezelfde datum gebruik willen maken van dezelfde locatie, kan de gemeente een keuze moeten maken. Bij dergelijke conflicten krijgen bijzondere of beeldbepalende evenementen voorrang. Voor kleinere buurtactiviteiten waarvoor alleen een melding nodig is, zoals een straatfeest of buurtbarbecue, hoeft geen vooraankondiging te worden gedaan.

Ook na september moeten organisatoren de termijnen goed in de gaten houden. Voor een klein A-evenement moet de vergunning minimaal acht weken vooraf worden aangevraagd. Bij een middelgroot B-evenement is dat twaalf weken en voor grote C-evenementen geldt een termijn van zestien weken. Een melding voor een kleine buurtactiviteit moet minimaal tien werkdagen voor aanvang worden gedaan. 

Zoetermeer telt jaarlijks ongeveer 350 evenementen, variërend van buurtactiviteiten en braderieën tot kermissen en grote festivals. De gemeente benadrukt daarom het belang van een tijdige planning, zodat ook politie, hulpdiensten en andere betrokken organisaties zich kunnen voorbereiden.

Wie plannen heeft voor 2027 heeft dus nog tot en met 30 september om de vooraankondiging bij de gemeente in te dienen. Daarna volgt voor vergunningplichtige evenementen nog het formele vergunningentraject.